Девиченская Анна Михайловна

Проект "Время в дело: оптимизация зарплатного документооборота" разработан и внедрен в практику работы детского сада с целью сокращение времени протекания процесса обмена зарплатной документацией между Учреждением, находящимся в сельской местности, и МКУ ЦБ, расположенной в окружном центре. МБДОУ детский сад № 20 "Теремок", расположен в сельской местности. Документы на расчет заработной платы необходимо привозить в окружной центр 2 раза в месяц. Это процесс занимает довольно длительное время (4.5 часа), денежные расходы на дорогу, отрыв от основного места работы. Если требуется замена и корректировка документов, приходится ехать еще раз, нарушая сроки сдачи. В Учреждении работает система ЭДО, но в большей степени это касается внешних поставщиков. Необходимо было наладить механизм обмена внутренними документами. Руководитель Учреждения в 2025 году был обучен на курсах регионального проектного офиса ОЦК «Бережливое образование", в рамках которых говорилось в том числе и о федеральной инициативе «Производительность труда» — это федеральный проект в составе национального проекта «Эффективная и конкурентная экономика», направленный на поиск и устранение потерь и на то, чтобы сделать работу образовательных организаций эффективнее, комфортнее и прозрачнее, не жертвуя качеством обучения. Впоследствии были проанализированы карты текущего и карты идеального состояния процесса обмена зарплатными документами, которые наглядно показали проблемные зоны. Метод "5 Почему?" помог выявить 5 причин, которые мешают решить данную проблему: 1. Отсутствие инициативы руководителя 2. Привычка работать «по-старинке» 3. Необходимость согласования действий с МКУ ЦБ 4. Нехватка времени для более широкого изучения возможностей СБИС 5. Алгоритмы ведения зарплатного ЭДО не разработаны. Была определена команда проекта, в которую вошли директор и специалист группы по начислению заработной платы МКУ ЦБ. В ходе совместной работы была составлена Пирамида проблем, где были зафиксированы все проблемные места: Перепроизводство: 1. Изготовление ЗД и ЗК в 2-х экземплярах (для ОО и МКУ) Ожидание: 1. Необходимость подготовки учреждением иных документов, для отправки в округ 2. Ожидание сверки исходных и корректировочных данных между Заведующим и Специалистом группы по начислению ЗП 3. Ожидание приезда заведующего в округ наземным транспортом 4. Непредвиденные погодные условия в дороге и пр.пр. Лишние движения: 1. Обмен бумажными ЗД между Заведующим Специалистом группы по начислению ЗП 2. Передача бумажных ЗК Зам. зав. по АХЧ Брак. Переделка 1 Переделка Заведующим и Специалистом группы по начислению ЗП ЗД и данных по ЗП с ошибками По итогу отработки данных проблем составлена карта целевого состояния процесса обмена зарплатными документами. Были разработаны Алгоритмы действий при передаче зарплатной документации через систему ЭДО. ЭДО позволяет отправлять документы мгновенно, независимо от географического положения, корректируя и внося правки. При отправке письма, все находящиеся в нем файлы подписываются электронной подписью руководителя, а в учреждении остаются кадровые приказы с печатью учреждения и подписью заведующего. Данный проект позволил сократить время протекания процесса обмена зарплатными документами с бухгалтерией до 1 минуты. Проект был запущен в Учреждении с 2026 года и успешно функционирует.